1. Sobre o GED e o contato
O GED AJL VALLE é uma ferramenta de gestão de documentos, revisões, responsáveis e cópias controladas administrada pela AJL VALLE Consultoria. Para assuntos de privacidade, dúvidas ou solicitações sobre seus dados, escreva para contato@ajlvalle.com.br. Cada organização que utiliza o GED determina quais documentos e dados cadastra e quem pode acessá-los.
2. Dados utilizados e finalidades
O GED utiliza nome, e-mail, informações de autenticação, organização e permissões para identificar usuários e controlar o acesso. Também armazena os dados inseridos nos cadastros de responsáveis, documentos, revisões, aprovações, destinatários, locais de cópias e arquivos anexados. Registros de alterações e informações de envio de avisos ajudam a manter a rastreabilidade e a operação do serviço.
Esses dados são utilizados para fornecer a gestão documental solicitada pela organização, permitir consultas e alterações autorizadas, manter o histórico e comunicar solicitações de aprovação. A organização deve cadastrar somente dados necessários e ter fundamento adequado para o tratamento dos dados que insere.
3. Integração com o Gmail
A integração com o Gmail, quando habilitada e autorizada pela titular da conta remetente, utiliza a permissão gmail.send para enviar avisos de aprovação em nome dessa conta. Essa permissão não permite ler a caixa de entrada. Os usuários que recebem os avisos não precisam conectar uma conta Google ao GED.
O aviso inclui nome e e-mail do aprovador, código e título do documento, revisão, nome do elaborador, data do encaminhamento e link para o GED. O envio de aviso não inclui automaticamente o arquivo anexo do documento. O acesso pelo link continua sujeito às permissões no GED.
As credenciais de autorização necessárias ao envio são destinadas à configuração protegida do servidor. O GED não solicita a senha do Gmail. O Google processará os dados da mensagem para realizar o envio, e o destinatário terá acesso à mensagem recebida. O GED registra o resultado da tentativa de envio; a aceitação pelo provedor não comprova a entrega ou a leitura.
Os dados obtidos por APIs do Google serão usados somente para a funcionalidade de envio autorizada, sem venda, publicidade ou treinamento de modelos de inteligência artificial. O uso e a transferência desses dados observarão a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, inclusive os requisitos de Uso Limitado.
A titular pode revogar a autorização nas conexões da Conta Google e solicitar a remoção das credenciais pelo contato acima. A revogação interrompe novos envios por essa conexão; não apaga mensagens já enviadas ou recebidas.
4. Hospedagem, acesso e compartilhamento
O GED utiliza a plataforma Sites para publicação e infraestrutura Cloudflare para os registros e os arquivos. Os provedores de hospedagem, autenticação e e-mail processam dados necessários à operação. Esses serviços podem envolver processamento fora do Brasil, conforme sua infraestrutura e condições aplicáveis.
O acesso a documentos e anexos exige autenticação e permissão na organização. A administradora geral e os usuários autorizados podem acessar dados conforme seus perfis. Dados também poderão ser disponibilizados quando necessário para atender obrigações legais ou solicitações legítimas das autoridades. Estas páginas informativas são públicas e não exibem documentos cadastrados.
5. Retenção e exclusão
Os registros e anexos são mantidos enquanto necessários à gestão documental, à rastreabilidade e às obrigações aplicáveis à organização. A exclusão para a lixeira é reversível e mantém o conteúdo armazenado, inclusive os arquivos. Ela não equivale à eliminação definitiva. Para solicitar eliminação definitiva, correção ou informações sobre retenção, contate a administração; a solicitação será avaliada considerando os dados envolvidos e eventuais deveres de conservação.
Mensagens já enviadas permanecem sujeitas à gestão da conta remetente, do destinatário e do provedor de e-mail.
6. Sessões e segurança
São utilizados mecanismos de sessão para manter a autenticação, além de controles de acesso por organização e perfil. Usuários devem proteger suas credenciais e evitar compartilhar contas. Nenhuma medida elimina todos os riscos; suspeitas de acesso indevido devem ser comunicadas pelo contato acima.
7. Solicitações e alterações desta política
Você pode solicitar informações sobre o tratamento de seus dados, acesso, correção e exclusão, bem como exercer os demais direitos aplicáveis, pelo e-mail informado nesta política. Poderá ser necessária a confirmação de identidade para proteger os dados. Alterações relevantes serão informadas no serviço; novos usos de dados do Google dependerão das divulgações e autorizações exigidas antes de sua implementação.